PDF drucken: Speichern mit PDF-Drucker und in Programmen

Zunächst musst du einen PDF-Drucker herunterladen. Es gibt verschiedene PDF Printer, wir haben für dich in diesem Artikel einige Programme dieser Art zusammengestellt, die sich bewährt haben. Sobald du den Installationsanweisungen der Software gefolgt bist und den PDF Printer quasi wie einen Druckertreiber erfolgreich installiert hast, funktioniert der PDF-Drucker in der Anwendung wie ein normaler Drucker. Allerdings mit einem Unterschied: Die Datei wird nicht auf Papier gedruckt, sondern als PDF auf deinem Rechner gespeichert.

Du möchtest mit deinem PDF-Drucker eine Datei als PDF drucken; so gehst du vor:

1. Du klickst im entsprechenden Programm, in dem du die Datei erstellt hast, auf „Drucken“ oder nutzt die Tastenkombination „Strg+p“.
2. Nun öffnet sich das Dialogfenster mit der Druckvorschau und verschiedenen Einstellungsoptionen.
3. Dort wählst du beim Reiter „Drucker“ den von dir installierten, virtuellen PDF-Drucker aus.
4. Nach einem Klick auf „Drucken“ wird das Dokument als PDF auf deinem Rechner gespeichert.

Der Speicherort ist entweder in den PDF-Drucker-Einstellungen vordefiniert oder du kannst ihn auswählen und im gewünschten Ordner ablegen lassen. Ebenfalls wirst du einen Dateinamen vergeben können

Auf der Suche nach einem geeigneten PDF-Drucker begegnen dir verschiedene Programme. Damit du nicht wild verschiedene PDF-Drucker ausprobieren musst, haben wir uns für dich über verschiedene Software und ihre Möglichkeiten schlau gemacht:

Die angebotenen Anwendungen unterscheiden sich bei den möglichen Kosten, Lizenz-Modellen und den eventuellen Zusatzfunktionen, die mehr als die einfache Nutzung erlauben wie etwa das Editieren von PDFs und Zusammenfügen von Dokumenten in einer PDF.

PDF-Drucker können daher

• kostenlos sein; diese Anwendungen sind sogenannte Freeware.
• Shareware sein, also Programme, die du vor dem eventuellen Kauf kostenlos ausgiebig testen darfst, um zu prüfen, ob die Software zu deinen Einsatzplänen passt.
• Open Source PDF-Drucker sein, bei denen du den Quellcode mitgeliefert bekommst und sogar an deine Bedürfnisse anpassen kannst; interessant sind diese Angebote entsprechend für Programmierer. Auch diese PDF Printer sind für gewöhnlich ohne Kosten verbunden.
• als Pro-Version gekauft werden; sie bieten meist einen größeren Anwendungsumfang als die normalerweise dazu angebotene Shareware. Ein solcher PDF-Drucker kann unter Umständen sinnvoll sein, wenn du ihn beruflich verwenden möchtest. Es ist häufig auch eine bequeme und umfangreiche Bearbeitung von PDFs im Funktionsumfang integriert.

Welches Lizenzmodell für dich in Frage kommt, hängt davon ab, was du mit einem PDF-Drucker vorhast. Wer selten eine PDF drucken will, kommt mit guter Freeware aus. Wer oft und im professionellen Umfang eine solche Anwendung nutzen möchte, wird eher auf Pro-Versionen mit umfangreichen Möglichkeiten der Software zurückgreifen.

Warum soll ich Dateien als PDF speichern? Die Antwort auf diese Frage lässt sich am besten mit den Vorzügen dieses Dateiformats ausdrücken:

• Alle Computer und auch Smartphones und Tablets können problemlos ein PDF öffnen. Dazu ist lediglich ein kompatibles Programm bzw. für mobile Endgeräte eine entsprechende App notwendig. Diese Programme und Apps erhältst du fast alle kostenlos zum Herunterladen oder sind von Werksseite bereits als Standard-Software integriert.
• Besonders praktisch: PDF-Dateien werden überall gleich angezeigt. Das bedeutet: Das Layout des Urhebers wird nicht verändert. Glücklich kannst du dich schätzen, wenn du dich noch nie über ein Dokument aus einem Office-Programm geärgert hast, weil Zeilenumbrüche und Formatierungen und weitere Eigenschaften auf einem anderen Rechner oder in einem anderen Office-Programm (beispielsweise Word-Dokument in Open Office) verändert angezeigt wurden. Dieses Problem wird dir mit einem PDF-Dokument gar nicht erst passieren. Das ist besonders wichtig, wenn du beispielsweise deine Bachelorarbeit final erstellt hast und drucken (lassen) willst.
• PDF-Dateien können aus Texten und Bildern bestehen. Und weil PDF-Dateien ohne Layout-Veränderungen daherkommen, sind sie optimal geeignet, wenn sie – insbesondere von verschiedenen Personen – ausgedruckt werden sollen. Das Dokument wird auch dann wie gewünscht und in passender Qualität (abhängig von den genutzten Druckern und deren Druckfunktionen!) ausgedruckt, wenn beispielsweise eine Schriftart genutzt wurde, die nicht dem Empfänger-PC bekannt ist.
• PDF-Dateien können geschützt werden. Das heißt, du kannst sie vor Veränderungen und sogar vor unerwünschtem Ausdrucken sichern. Außerdem ist es möglich, dass du Einstellungen bei der Verschlüsselung vornimmst, sodass nur du die PDF öffnen und betrachten kannst, nachdem du ein Passwort eingegeben hast.
• Die Dateigröße von PDF-Dateien ist sehr kompakt und entsprechend reduziert, sodass sie wesentlich „kleiner“ ist als die des Quelldokuments (bspw. eine umfangreiche Excel-Tabelle). Trotzdem bleibt die PDF-Datei originalgetreu und ohne Verlust bei der Darstellungs-Qualität bestehen. Deshalb werden Dokumente auch gerne als PDF für den Versand via E-Mail oder – generell ausgedrückt – für das Versenden im Internet benutzt.
• In einer PDF-Datei lassen sich Dokumente und Dateien zu einer zusammenfassen. Beispielsweise bei Online-Bewerbungen werden die Bewerbungsunterlagen häufig im PDF-Format verlangt. Wenige Klicks im Menü genügen meist für das Zusammenfügen.
• Dokumente als PDF drucken bzw. speichern ist eine elegante Alternative und zugleich ressourcenschonend im Vergleich zum Ausdrucken auf Papier. Du sparst dadurch auch Kosten für Druckerpapier und Tinte bzw. Toner. Beispielsweise Bestellbestätigungen von Online-Shops sind als PDF ebenso ausreichend wie ausgedruckt und praktisch in einem eigens dafür angelegten Ordner auf der Festplatte abgelegt.
• PDF-Dateien sind zudem praktisch, wenn ein papierloses Büro angestrebt wird, weil sie sich aufgrund der kompakten Datei-Größe und dem optionalen Editionsschutz vorteilhaft archivieren lassen, insbesondere, wenn man aus guten Gründen Dokumente zu einer PDF-Datei zusammenfasst.
• Mit einem entsprechenden PDF-Drucker bzw. PDF-Tool kannst du sogar PDF unterzeichnen mit einer digitalen Signatur (= digitale Unterschrift).

Wie du PDF-Dokumente unterschreibst, zeigt dir folgendes Video:

Jede Medaille hat zwei Seiten und auch PDF-Dateien kommen nicht ohne Nachteile aus, die du kennen solltest:

• Der Vorteil, dass PDF-Dateien überall gleich angezeigt werden, hat eine Beschränkung: Standard-Seitenformate im Ausland. Während hierzulande das DIN A4-Format üblich ist, unterscheidet sich die Norm der Seitengröße beispielsweise in den USA. Entsprechend kann es nach einer Übermittlung eines PDFs zu Unregelmäßigkeiten des Layouts nach dem Drucken kommen.
• PDF-Dokumente lassen sich schwerer bearbeiten als Dokumente, die beispielsweise als Office-Dokument gespeichert werden. Doch oft ist ja genau die Einschränkung des Editierens der Grund, weshalb das PDF-Format verwendet wird ... 
• Nervig können auch PDF-Dateien im Internet sein, wenn du auf ein entsprechendes Suchergebnis klickst. Es öffnet sich ein neuer Tab im Browser, vielleicht ist sogar das entsprechende Programm zum Öffnen nicht installiert und du erhältst eine dahingehende Meldung anstatt der gesuchten Informationen. Ein echtes Ärgernis. Nein, auf Webseiten sind PDFs nicht das Gelbe vom Ei ...

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