Dokumentenecht drucken

Angenommen: Du hast einen ausgedruckten Vertrag unterschrieben und für deinen Vertragspartner wäre es supereinfach, das Dokument unsichtbar zu seinem Vorteil zu manipulieren. Was geht dir bei diesem fiktiven Szenario durch den Kopf? Richtig, es wäre fatal und könnte für dich wesentliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Um solche Vorfälle zu vermeiden, gibt es Verordnungen für bestimmte Sparten und Unternehmen, dass – vereinfacht ausgedrückt – wichtige, bedeutende Dokumente dokumentenecht gedruckt werden müssen, sodass eine Manipulation verhindert, zumindest aber erheblich erschwert wird. Durch ISO-Normen sind die Kriterien für Ausdrucke von Druckern, der Farbe und des Papiers festgelegt.

Außerdem ist Dokumentenechtheit für die Archivierung über lange Zeiträume hinweg notwendig. Es ist erforderlich, dass nach beispielsweise 10 Jahren Urschriften, Urkunden oder andere wichtige Unterlagen aufgeschlagen und in voller Gänze gelesen werden können, selbst wenn die Schriftstücke beispielsweise einen Wasserschaden erlitten haben.

Nur bestimmte Berufsgruppen, Betriebe, Behörden und Schulen sind zum dokumentenechten Druck verpflichtet:

• Notare müssen dokumentenecht drucken, festgelegt ist das in der Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot). Genauer findet man in §29 der DONot für den Bereich Urkundenwesen die Vorgaben: gut lesbar, dauerhaft, fälschungssicher. Das entspricht auch den Ansprüchen an die Dokumentenechtheit. Denn: Es wäre schlicht katastrophal, wenn etwa notarielle Urkunden „gewöhnlich“ gedruckt und deswegen verblassen oder durch einen Wasserschaden unleserlich werden würden bzw. leicht zu verändern wären. 
• Für Anwälte ist es wie für Notare ebenfalls wichtig, bestimmte Dokumente dokumentenecht anfertigen zu können. 
• Daneben sind verschiedene Behörden, Ausbildungsbetriebe und Schulen in der Pflicht, bestimmte Dokumente dokumentenecht zu drucken. Dazu zählen unter anderem Verträge, Zeugnisse und Urkunden.

Verschiedene ISO-Prüfkriterien sind ausschlaggebend, ob ein Ausdruck als dokumentenecht bezeichnet und entsprechend verwendet werden darf.

Kriterien für den dokumentenechten Ausdruck sind

• Wischbeständigkeit: Der Ausdruck muss sehr zügig trocknen und wischbeständig sein.
• Nicht radierbar: Der Ausdruck darf nicht etwa durch Radieren korrigierbar sein.
• Nicht entfernbar: Teile des Ausdrucks, wie etwa der Text, dürfen nicht ohne Spuren entfernbar sein.
• Lichtechtheit: Der Druck muss lichtecht sein und darf nicht bis zur Unleserlichkeit verblassen, es ist sogar nur ein Verblassen in bestimmtem Ausmaß gestattet.
• Wasserfestigkeit: Der Ausdruck bzw. die Schrift des Drucks darf nicht bei Wasserkontakt verlaufen, sodass der Text unleserlich wird.

Diese Anforderungen sind messbar und festgelegt in der Norm ISO 12757-2. Sie beziehen sich – fachlich ausgedrückt – auf „dokumentenechte Schreibmedien“. Wer beruflich häufig Verträge unterzeichnet, weiß, dass auch ein Kugelschreiber ein solches Schreibmedium darstellt. Es zählen auch (unter anderem) Bürostempel mit dokumentenechter Tinte und eben Toner für Laserdrucker und Kopierer sowie Tinten für Tintenstrahldrucker zu den dokumentenechten Schreibmedien. Allerdings erfüllen die genannten Medien nicht automatisch die Kriterien der Dokumentenechtheit, selbst dann nicht, wenn 'eigentlich' der Drucker, die Farbe (Tinte oder Toner) und das Papier die Kriterien erfüllen. Es muss ein Zertifikat her, dazu später mehr.

Natürlich erscheint es dir logisch, dass etwa Tinte und Toner entscheidend sind für einen dokumentenechten Ausdruck. Reicht aber die gewählte Druckerpatrone für die Festlegung von Dokumentenechtheit bei Ausdrucken aus?

Nein! Es ist ebenfalls notwendig, das passende Papier zu verwenden. Für Notare, Anwälte und Behörden gilt es, für bedeutende Unterlagen spezielles Druckerpapier zu nutzen. Ein solches Spezialpapier wird beispielsweise auch als Urkundenpapier und als archivfähig bezeichnet. Dokumentenechtes Papier unterliegt ebenfalls DIN-Normen, durch die die entscheidenden Merkmale festgelegt sind. 

Wusstest du, dass selbst ein Staplerschein auf dokumentenechten Papier ausgestellt wird? Auch der „Lappen“, also alte Führerscheine in Grau und später in Rosa, wurden bis 1998 auf dokumentenechtem Papier ausgegeben, bis sie 1999 vom Kartenführerschein abgelöst wurden.

Doch Toner/Tinte und Papier sind nicht genug für das Prädikat „Dokumentenechtheit“, womit wir zum nächsten Abschnitt kommen:

Kurz und knapp – nein. Die ausführliche Antwort auf diese Frage erklärt auch, wovon dokumentenechter Druck neben der Druckerpatrone mit Tinte oder Toner plus Papier noch abhängt: vom Druckermodell.

Für „wahre“ dokumentenechte Ausdrucke benötigst du einen Drucker mit „Zertifikat für dokumentenechtes Drucken“. Ein solches Zertifikat wird manchmal auch als DONot-Zertifikat bezeichnet.

Ob ein Drucker ein solches Zertifikat besitzt, kannst du direkt beim Druckerhersteller erfragen.

Die Zertifikate für Dokumentenechtheit gibt die Papiertechnische Stiftung (PTS) mit Sitz in Sachsen aus. Die PTS ist eine unabhängige Stiftung und beschäftigt sich unter anderem mit der Papiererzeugung und Papierverarbeitung. Zu ihren Aufgaben zählt ebenfalls, Prüfaufträge und Gutachten durchzuführen und auszugeben. 

Laut der bereits erwähnten Dienstordnung der Notarinnen und Notare obliegt der PTS die Ausstellung von Prüfzeugnissen für Kopierer und Drucker und deren Eignung für die Herstellung von dokumentenechten Urschriften und Urkunden. Somit beschäftigt sich die Papiertechnische Stiftung automatisch auch mit Tonerkartuschen.

Das Prüfverfahren bedeutet für das Zertifikat „Dokumentenecht“ leider auch: Wenn der Hersteller von Toner oder Papier Veränderungen an seinem Produkt vornimmt, ist das Prädikat „Dokumentenechtheit“ nicht mehr nachvollziehbar und damit überholt – sprich ungültig. 

Solche Veränderungen zielen meist auf Verbesserungen des Produkts ab und bedeuten beispielsweise einen Wechsel eines Inhaltsstoffs. Insofern ist ein erteiltes Zertifikat häufig nach einiger Zeit nicht mehr gültig, weil sich eine Variable (Druckermodell – Papier – Toner/Tinte) des Prüfungsvorgangs verändert hat, (wenn auch meist ohne Auswirkungen auf die Eigenschaften, die für dokumentenechte Ausdrucke maßgeblich sind. Doch das ist für die Gültigkeit des Zertifikats nicht relevant.)

Dokumentenechte Ausdrucke sind vor allem in Notariaten, Anwaltskanzleien und teilweise auch in Behörden und Schulen gefordert, beispielsweise für Urschriften, Urkunden, aber auch für Verträge und Zeugnisse. 

Um dokumentenecht drucken zu können, wird ein von der Papiertechnischen Stiftung (PTS) als dokumentenecht zertifizierter Drucker benötigt. Dieser darf beim Druckvorgang nur mit den im Prüfungsverfahren verwendeten Verbrauchsmaterialien (Papier, Druckerpatrone) bestückt sein, da ansonsten das Zertifikat ungültig ist. Laserdrucker mit Toner wie auch Tintenstrahldrucker mit Zertifikat sind auf dem Markt, letztere sind seltener vertreten wie etwa verschiedene Epson-Drucker aus der Reihe WorkForce oder HP-Drucker aus den Reihen OfficeJet und OfficeJet Pro. Auskunft über DONot-zertifizierte Drucker geben die Hersteller.

Umweltschonende Rebuilt-Tonerkartuschen aus gebrauchten Originaltonern, wie wir sie bei SUPERPATRONEN anbieten, sind fast unmöglich als dokumentenecht zu zertifizieren, weil die Druckerhersteller nicht die Erlaubnis für das Prüfverfahren durch die Papiertechnische Stiftung erteilen, die in Deutschland allein für die Zertifizierung zuständig ist. Jedoch erfüllen unsere Rebuilt-Toner vollständig die Kriterien der Dokumentenechtheit gemäß den Anforderungen der DIN 33870. Du kannst also mit Rebuilt-Tonern von SUPERPATRONEN archivfähig drucken.

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