Papierloses Büro – mit diesen 7 Tipps erreichst du es

Erfreut dich nicht auch der Gedanke an ein digitales Büro, in dem keine Aktenordner und Berge an Zetteln deine Übersicht stören? Hast du auch schon einmal viel Zeit dafür aufgewendet, bestimmte Unterlagen, Dokumente oder Rechnungen zu suchen? Das papierlose Büro beseitigt diese Probleme und sorgt für einen ressourcenschonenderen Umgang mit Papier. Deshalb hat sich auch der SUPERPATRON auf die Suche nach der Antwort auf die Frage gemacht: Welches Konzept steckt hinter dem papierlosen Arbeitsplatz?

7 Tipps für die Umstellung auf ein papierloses bzw. papierarmes Büro

Tipp 1: Planung ist das A und O

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist mit großem Aufwand verbunden. Der Umfang unterscheidet sich natürlich je nach Größe des Betriebes und der Branche. Zunächst musst du erfassen, welche Dokumente vorhanden sind, welche digitalisiert und welche aussortiert werden können. Du musst ein Archiv erstellen mit allen wichtigen alten Dokumenten und ein System entwickeln bzw. nutzen, um Büro-Prozesse papierlos ablaufen zu lassen. Zusätzlich muss die technische und personelle Umsetzung geplant werden.

Tipp 2: die richtige Hardware einsetzen

Zur unumgänglichen Hardware in einem papierlosen Büro zählt der Scanner. Nur so lassen sich alte Papierdokumente archivieren und neue Papiere in das digitale System integrieren. Am sinnvollsten ist hier ein Scanner mit Einzugsfunktion, auch als ADF-Funktion bekannt. Dadurch ersparst du dir das ständige manuelle Einlegen von neuen Seiten. Ebenso sollte das Gerät Vorder- und Rückseite eines Blattes in einem Arbeitsschritt scannen können. Als weiterer treuer Begleiter zeigt sich ein Tablet mit Eingabestift, um Dokumente digital (weiter-)bearbeiten zu können.

Tipp 3: die richtige Software verwenden

Als Äquivalent zur Hardware wird logischerweise auch neue Software für die Datenverarbeitung nötig. Welche Programme vonnöten sind, hängt natürlich wieder von der Art des Unternehmens, der Branche und den Arbeitsabläufen im gewerblichen oder auch privaten Büro ab. Unternehmen nutzen dafür verschiedene Arten von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management-Systemen):

• Dokumentenmanagementsysteme zur digitalen Archivierung und Dokumentverwaltung
• Software für das Projektmanagement und das Prozessmanagement
• Systeme zur Dokument-Digitalisierung
• Output-Management-Systeme
• Business Collaboration Tools
• Interne Recherche-Software
• Software zur Dokumentenerkennung
  
  

Tipp 4: eine umfassende Cloud-Lösung installieren

Die digitalisierten Daten benötigen Platz; zwar viel weniger als Aktenordner und Dokumentenberge, aber irgendwo müssen sie gespeichert werden. Zunächst bieten sich hier Festplatten an, allerdings ist hier nicht ohne Weiteres der ortsunabhängige Zugriff möglich. Auch für kleine Unternehmen lohnen sich daher Cloud-Lösungen. Anbieter von Speicherplatz in der Cloud für Unternehmen gibt es viele. Hier musst du selbst abwägen, welcher Anbieter deine Anforderungen am besten erfüllt. Dabei sollten folgende Kriterien bedacht werden:

• die Funktionen decken den Bedarf ab
• die Sicherheit der Daten ist gewährleistet
• die Kosten umfassen einen akzeptablen Rahmen
  
  

Tipp 5: Prozesse digitalisieren

Ein wichtiger Punkt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist, alltägliche Prozesse zu digitalisieren. Dazu gehören klassischerweise das Rechnungswesen und die Terminabsprache, aber auch die Koordination der Mitarbeiter sowie die Planung von Projekten. Hierbei ist es wichtig, die unterschiedlichen Prozesse in einzelne Anweisungen zu gliedern, damit diese in einem digitalen Prozess umgesetzt werden können. Dazu gehört auch eine Art Leitfaden für die Mitarbeiter, wie die Prozesse gehandhabt werden, um Missverständnissen und Problemen vorzubeugen.

Tipp 6: Dokumente zur Archivierung einheitlich benennen

Werden die Informationen digital erstellt, ist es wichtig, sie einheitlich zu benennen. Nur dann ist das Auffinden von Dokumenten in digitaler Form auch tatsächlich einfacher und schneller als die Suche in Aktenordnern. Das Erstellen von Ordnerstrukturen mitsamt sinnvoller Unterordner hilft ebenfalls.

Tipp 7: Vorteile des papierlosen Büros aufzeigen

In einem Unternehmen mit mehreren oder vielen Mitarbeitern ist es wichtig, das richtige Bewusstsein für die neuen Strukturen zu schaffen. Dafür ist es erforderlich, Mitarbeitern zu verdeutlichen, warum die Umstellung zu einem papierlosen Büro erfolgt. Die Vorteile betreffen nämlich auch die Angestellten, da die Zusammenarbeit und der Informationsaustausch durch die Vernetzung schneller gelingen können. Das effizientere Arbeiten kann sich aber erst dann tatsächlich einstellen, wenn die Mitarbeiter durch Fortbildungen geschult werden.

Die Vorteile eines papierlosen Büros können auch auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) übertragen werden. Die Implementierung neuer Software- und Hardware-Lösungen kann auch hier für eine gesteigerte Produktivität und Effizienz sorgen. Vor allem in Nischenbranchen können sich erhebliche Wettbewerbsvorteile ergeben. Ebenso können durch den verringerten Papierverbrauch Papier-Kosten eingespart werden.

Als Hindernis gelten hier in erster Linie die Geschäftspartner, die auf Rechnungen etc. in Papierform bestehen. Allerdings kann man diese Partner in einer engen Beziehung auch davon überzeugen, warum die papierlose Variante besser sei. Zudem ist die Umstellung auf ein papierloses Büro in einem KMU einfacher als in großen Unternehmen. Jedoch sind die finanziellen und zeitlichen Mittel stärker begrenzt.

Ob das papierlose Büro auch für KMU realisierbar ist, hängt daher vom Einzelfall ab. Die Vorteile überwiegen aber in der Regel die Nachteile. Nach einer erfolgreichen Umstellung sinken Kosten für Büromaterialien und die effektiven Mitarbeiterkosten.

Wenn du ein papierloses Büro einrichten willst, kommst du wie bereits erwähnt um Software nicht herum. Dabei muss die Software aber immer auf das Arbeitsumfeld abgestimmt werden, so dass eine pauschale Antwort auf die Frage nach der besten Software nicht gegeben werden kann. In jedem Fall sind folgende Programmarten zu empfehlen:

Bessere Verwaltung durch Dokumentenmanagementsysteme

Ein Programm für das Dokumentenmanagement ermöglicht die Verwaltung und vor allem das erneute Auffinden von digitalen Dokumenten. Diese Software ermöglicht eine gesamte Implementierung des Konzeptes eines papierlosen Büros. Ein professionelles Dokumentenmanagementsystem übernimmt dabei folgende Aufgaben:

• Strukturierte Ablage der Dokumente
• Verschlagwortung für eine bessere Auffindbarkeit
• Automatische und rechtssichere Archivierung
• Austausch über den Online-Zugriff
  
  

Nutzt du ein Dokumentenmanagementsystem in der Cloud, sind alle Dokumente und Daten auf Servern gespeichert, die von allen berechtigten Nutzern jederzeit und überall abgerufen werden können.

Steuerung der Prozesse über die Software für das Projektmanagement

Für Projekte und den Ablauf von Prozessen ist eine Projektmanagement-Software von Vorteil. Über diese Programme lässt sich die Kommunikation und die Abstimmung der beteiligten Personen vornehmen. Zudem werden die Arbeitsprozesse dokumentiert, so dass jeder Mitarbeiter den Entwicklungsverlauf nachvollziehen kann.

Benötigte Dokumente und Dateien werden direkt über die Software zur Verfügung gestellt, wodurch ein schneller Zugriff ermöglicht wird. Das steigert die Effizienz und fördert die schnelle Abarbeitung von Arbeitsaufträgen.

Papierloses Büro: Software für die allgemeine Nutzung

Für den allgemeinen Bedarf muss selbstredend auch Software vorhanden sein. Folgende Beispiele sind empfehlenswert:

• Microsoft Office:
  Im digitalen Büro ist Microsoft Office oder ein vergleichbares Paket ein sinnvoller Begleiter. Word kann für die Erstellung von Berichten und Protokollen verwendet werden. Outlook ist nicht nur für den E-Mail-Verkehr eine beliebte Oberfläche, sondern ermöglicht auch die digitale Terminabsprache mitsamt Kalender. Präsentationen und Tabellen werden mit PowerPoint und Excel erstellt. OneNote ermöglicht die Organisation von Dokumenten und kann ebenso für die Erstellung von Notizen herhalten.
• PDFelement for Business:
  PDFs haben sich mittlerweile als ein Standardformat für Texte durchgesetzt. Vor allem die Unveränderlichkeit, die durch den Schreibschutz entsteht, gewährleistet Dokumentenechtheit. Um PDFs zu verwalten, zu erstellen oder zu verändern, sind spezielle Programme wie PDFelement for Business zu empfehlen.
• Google Docs:
  Google Docs ist ein beliebtes Tool, um Dokumente zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. Es können sogar mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Die Funktionen beschränken sich nicht nur auf Textdokumente, sondern sind auch für Tabellen, Präsentationen, Zeichnungen etc. verwendbar. Die Einteilung von Zugriffsrechten verhindert, dass Unbefugte die Dateien einsehen können.
• Tipalti:
  Die Buchhaltung ist für einen erheblichen Teil der Dokumente verantwortlich. Daher ist eine Software für die digitale Buchhaltung wie Tipalti von Vorteil. Das System läuft über eine Cloud, kann also von überall genutzt werden. Zahlungsvorgänge mit Zahlungsstatus, globale Geldtransfers, Forderungsmanagement und Währungsauswahl sind nur einige Funktionen der Software.
  
  

Es gibt zahlreiche Programme, die das papierlose Büro zur Wirklichkeit werden lassen können. Hier kommt es darauf an, dass du eine Mischung aus den verfügbaren Programmen nutzt, um all deine Anforderungen abzudecken. Dabei solltest du folgende Punkte beachten:

• Welche Aufgaben soll die Software übernehmen?
• Welche Features weist eine Software auf?
• Zu welchem Preis erhalte ich die Software?
• Gibt es Alternativen, die eventuell preisgünstiger oder besser sind?