Wie setzen sich Druckkosten zusammen?

Gewerbetreibende können inzwischen Drucker und Multifunktionsgeräte mieten. Dadurch ist die Gerätemiete pro Monat eine Position in den fixen Druckkosten und verteilt sich auf das monatliche Druckaufkommen. Das gilt genauso, wenn du zu einem gekauften Drucker einen langfristigen Wartungsvertrag abschließt. Alternativ musst du als gewerblicher Nutzer die für die laufende Druckerwartung anfallenden Lohnkosten berücksichtigen.

Neuerdings bieten einige Hersteller für private Kunden Liefermodelle für Tintenpatronen und Toner an. Dann bezahlst du einen pauschalen Preis pro Monat, der dein durchschnittliches Druckaufkommen berücksichtigt. Diese Gebühr ordnet sich ebenfalls in die fixen Druckkosten ein.

An dieser Stelle kommt das Druckerzubehör als Einflussfaktor für die Druckkosten ins Spiel. Ganz vorn rangiert dabei deine Auswahl der Verbrauchsmaterialien. Welche Druckerpatronen verwendest du für deinen Tintenstrahldrucker? Greifst du zu XXL-Tintenpatronen mit verlängerter Reichweite oder nutzt du Patronen mit deutlich geringerer Standardreichweite? Kaufst du preisgünstige Rebuilt-Toner zur Senkung der Seitenpreise oder bestückst du deinen Printer mit den teuren Originalpatronen vom Hersteller des Druckers? Aus deiner Auswahl resultieren erhebliche Differenzen bei den Druckkosten pro Blatt.

Musst du umfangreiche Dokumente ausdrucken, kannst du die Druckkosten mit dem Doppelseitendruck spürbar reduzieren, sofern dein Drucker diese Funktion vorweist.

Eine Beispielrechnung: Diese auch als Duplexdruck bezeichnete Vorgehensweise senkt den Papierverbrauch um 50 Prozent. Bei einem 100-seitigen Dokument und der Nutzung des preiswertesten Standarddruckerpapiers käme bereits eine Einsparung von rund 40 Cent zusammen. Das klingt nach nicht viel, aber es summiert sich bei vielen großen Druckaufträgen.

Bedenke an dieser Stelle bitte, dass du durch eine Reduzierung des Papierverbrauchs auch die Umwelt schonst und beim Versand der Dokumente Porto sparst. Der Preis für einen Standardbrief ist erheblich günstiger als das Porto für einen Kompaktbrief.  Das heißt, der Duplexdruck senkt die Kosten gleich an mehreren Stellen.

Unterschiedliche Reichweiten gibt es auch bei den Tonerkartuschen für deinen Laserdrucker oder Multifunktionsdrucker mit Laserdruckwerk. Dort erhältst du mit den Tonerkosten allerdings nur eine Teilnote, zu der du noch die Kosten für die Bildtrommel hinzuaddieren musst:

1. Du ermittelst die Papierkosten pro Blatt (Einkaufspreis geteilt durch Anzahl der Blätter).
2. Die Kosten für den Toner pro Blatt errechnest du genauso wie die Tintenkosten beim Tintenstrahldrucker (Einkaufspreis geteilt durch Reichweite der Kartusche).
3. Um die kompletten Druckkosten beim Laserdrucker zu ermitteln, müssen ergänzend die Kosten für die Bildtrommel/n einfließen. Diese rechnest du ebenfalls mit einer Teilung des Drum-Preises durch die übliche Reichweite der Bildtrommeln auf die Kosten pro Blatt herunter. Die Reichweite der Bildtrommel wird beim Produkt angegeben.
4. Der letzte Schritt ist die Addition der Papierkosten plus die Tonerkosten plus die anteiligen Kosten für die Bildtrommeln.

Hinweis: Die gleiche Vorgehensweise wenden auch Druckkostenrechner an, mit denen du online die Druckkosten verschiedener Druckermodelle vergleichen kannst.

Die sparsamsten Tintenstrahldrucker von HP, Lexmark, Epson, Canon und Co. nehmen heute gerade einmal noch eine Leistung von 25 Watt auf. Sie müssten 40 Stunden laufen, damit ein Verbrauch von einer Kilowattstunde zusammenkommt. In dieser Zeit kannst du mehrere Tausend Ausdrucke erstellen. Beim Tintenstrahldrucker ergibt die Berücksichtigung der Energiekosten bei den Druckkosten deshalb überhaupt keinen Sinn.

Anders ist die Lage beim Laserdrucker. Ein leistungsstarker Laserdrucker verbraucht durchaus auch bis zu 1.000 Watt. Das entspricht einer Kilowattstunde pro Betriebsstunde. Bei einem Arbeitspreis von 30 Cent pro Kilowattstunde, kämst du auf Energiekosten von 0,12 Cent pro Blatt, wenn du pro Stunde 250 Seiten druckst. Beim Laserdrucker haben die Energiekosten Auswirkungen auf die Druckkosten, die nicht unter den Tisch fallen sollten.

Ein wichtiger Teil bei der Kalkulation der Druckkosten im Unternehmen sind die Wartungskosten für die Drucker-Flotte. Bei einem langfristigen Wartungsvertrag nimmst du die monatliche Pauschale und teilst sie durch dein durchschnittliches Druckaufkommen, um den Wartungsaufschlag pro Seite zu erhalten.

Lässt du die Drucker-Wartung durch hauseigene Techniker durchführen, setzt du die auf die Druckerwartung entfallenden Lohnkosten samt Lohnnebenkosten und Verbrauchsmaterialien an. Das heißt, deine Techniker müssten ein wenig Buch führen, damit du verlässliche Daten erhältst.

Zwischen den beiden Gerätearten gibt es grundsätzliche Unterschiede bei den Druckkosten. Sie leiten sich beispielsweise aus dem Gerätekaufpreis ab. Multifunktionsgeräte sind in der Regel teurer als ein reiner Laserdrucker oder Tintenstrahldrucker. Allerdings macht sich dieser Unterschied bei den Druckkosten pro Blatt kaum bemerkbar. Während der Lebensdauer der Multifunktionsgeräte kannst du über 100.000 Seiten ausdrucken. Eine Preisdifferenz von 200 Euro würde deshalb die Druckkosten beim Multifunktionsgerät um weniger als 0,2 Cent pro Seite erhöhen.

Beim Energieverbrauch gibt es bei den neusten Modellreihen kaum noch nennenswerte Unterschiede zwischen Multifunktionsgeräten und Druckern. Der Grund ist, dass die Multifunktionsgeräte immer nur die Module einschalten, die sie zur Abarbeitung der jeweiligen Aufträge benötigen.

Diese Frage ist deshalb interessant, weil du auch viele Kopierer über Netzwerkports als Drucker an deinen Computer anschließen kannst. Bei den Papierkosten und Tonerkosten pro Blatt gibt es bei den Druckkosten der Kopierer und der Multifunktionsgeräte keine nennenswerten Unterschiede.

Allerdings unterscheiden sich die Gesamtkosten erheblich. Viele reine Kopierer haben keinen echten Schlafmodus, sondern wärmen die Bildtrommel auch im Standby-Modus. Damit soll Kondenswasser auf Trommeln verhindert werden. Das heißt, sie verbrauchen während der Standzeiten ziemlich viel Energie. Bei der Verwendung von Kopierern als Drucker solltest du deshalb die Energiekosten bei den Druckkosten berücksichtigen. Dazu teilst du den im Laufe eines Monats angefallenen Stromverbrauch durch die Anzahl der Seiten, die du im gleichen Zeitraum auf dem Kopierer ausgedruckt hast.

In Multifunktionsgeräten (Multifunktions-Printer, kurz MFP) kommen inzwischen die gleichen Druckwerke, Toner und Patronen wie in Druckern ohne die Funktionen Scannen und Kopieren zum Einsatz. Das heißt, die Druckkosten von Multifunktionsgeräten sind mit den Folgekosten von Druckern weitgehend identisch.

Allerdings haben sie Vorteile bei den Gesamtkosten fürs Drucken und Kopieren. Weil alle Funktionen in einem Gerät vereint sind, sparst du die Energie, die für den separaten Betrieb von Druckern, Scannern und Kopierern notwendig wäre.

Energieeinsparungen und in der Folge Kosteneinsparungen entstehen auch an anderer Stelle. Genau wie Kopierer können Multifunktionsgeräte Kopien deiner Dokumente erstellen, ohne dass du dafür den Computer einschalten musst. Deshalb kann sich unter Umständen sogar ein Multifunktionsgerät lohnen, bei dem die Druckkosten im engeren Sinn etwas höher als bei einem vergleichbaren Drucker liegen.

Einen Fakt solltest du beim Vergleich der Druckkosten der Laserdrucker, Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte kennen: Die Angabe der Reichweite der Patronen und Toner bezieht sich immer auf einen Deckungsgrad von fünf Prozent. Das entspricht einem kurzen geschäftlichen Anschreiben.

Abhängig von den Inhalten deiner Dokumente können diedamit kalkulierten Druckkosten erhebliche Abweichungen zu den tatsächlichen Druckkosten aufweisen. Das gilt insbesondere für den Fotodruck, weil dabei sogar Deckungsgrade von bis zu 100 Prozent anfallen. Beim vollflächigen Fotodruck solltest du deshalb die errechneten Druckkosten pro Blatt mit 20 multiplizieren.

Hersteller von Druckern und Multifunktionsgeräten haben sich dazu entschlossen, Tonerflatrates und Tintenflatrates für Privatkunden anzubieten. Es mag sein, dass damit in einzelnen Fällen lukrative Druckkosten anfallen. Auch ist es positiv, dass dabei in der Regel Refill-Patronen zum Einsatz kommen.

Allerdings haben die Tintenflatrates eine wenig umweltfreundliche Kehrseite. Die Kunden erhalten Patronen, die nur so viel Tinte enthalten, wie für das pro Zeiteinheit kalkulierte Druckaufkommen benötigt wird. Dadurch steigt das Versandaufkommen und gerade der Verkehrsbereich macht in Deutschland noch die meisten Probleme bei der Umsetzung der Klimaschutzziele. Jeder unnötige Paketversand sollte deshalb konsequent vermieden werden. Vielleicht greifen die Anbieter der Tintenflatrates einen Verbesserungsvorschlag auf und bieten künftig XXL-Patronen mit einer vom Drucker anhand des Füllstands automatisiert angeforderten Nachlieferung an, was allerdings datenschutzrechtliche Probleme aufwerfen könnte, die zu lösen wären.

Arbeitszeit ist ein teures Gut. Der Wert einer Arbeitsstunde wird in Zukunft nicht niedriger, sondern die Tarifabschlüsse der Gewerkschaften sorgen für eine stetige Verteuerung. Leider fließt der Bedieneraufwand in die Druckkostenkalkulation nicht ein. Er unterscheidet sich bei den einzelnen Modellen der Drucker und Multifunktionsgeräte aber teilweise erheblich.

Viele Drucker bringen einen Papierschacht oder eine Papierkassette mit geringem Fassungsvermögen mit. Bei größeren Druckaufträgen müssen die Bediener „sprungbereit“ bleiben. Das heißt, sie können während der Ausführung der Druckaufträge keine anderen Arbeiten ausführen. Drucker mit mehreren Papierkassetten mit großem Fassungsvermögen reduzieren den Bedieneraufwand erheblich. Dadurch kannst du bei einer gewerblichen Nutzung Lohnkosten sparen.

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